Manuale operativo — Stageworks Suite v2.3

1. A cosa serve il gestionale

Il Gestionale Scenografia serve a tenere sotto controllo il lavoro economico e documentale di un progetto: spese fornitori, spese carta, ricevute, scarichi, budget, set, report fotografici e collaboratori.

L'obiettivo è eliminare fogli Excel sparsi, ricevute perse, conteggi rifatti a mano e informazioni distribuite tra chat, email e appunti.

Regola base: il gestionale non decide al posto tuo. Registra quello che succede sul progetto e lo rende controllabile.

Cosa controlli

Budget, speso, residuo, extra, altri costi, carte, ricariche e scarichi.

Cosa archivi

Ricevute, fatture, allegati, documenti, report fotografici e annotazioni.

2. Accesso e scelta del progetto

Accedi con username e password forniti. Dopo l'accesso puoi cambiare password dalla sezione Profilo.

Dopo il login arrivi nella dashboard generale: vedi solo i progetti assegnati al tuo utente.

Dashboard progetti: ogni card rappresenta un progetto separato. I moduli attivi compaiono come pulsanti.

Se non vedi un progetto, probabilmente non sei ancora assegnato oppure manca il permesso. Chiedi all'admin di verificare.

3. Dashboard progetto

La dashboard progetto è il quadro economico. Serve a capire rapidamente se il budget è sotto controllo e dove si concentrano i costi.

Dashboard progetto con KPI economici — Dashboard progetto: leggi sempre Budget residuo e Speso insieme per capire lo stato reale.

Voce	Cosa significa	Come leggerla
Budget totale	Budget assegnato al progetto.	Non cambia automaticamente. Solo l'admin può modificarlo.
Speso	Somma delle sole spese Approvate.	Una spesa sbagliata di stato può falsare il totale.
In corso / Impegnato	Spese registrate ma non ancora definitive.	Scalano il budget residuo come importo impegnato. Tengono memoria di costi probabili prima di approvarli.
Residuo	Quanto resta rispetto al budget.	`Residuo = Budget totale − Speso − In corso`
Extra	Costi separati dal flusso ordinario.	Da usare solo per voci che devono restare leggibili a parte.
Altro costo	Voce non classificabile nei reparti principali.	Non deve diventare il contenitore generico.

4. Differenza fondamentale: Fornitori, Spese carta, Scarichi

Queste tre aree sembrano simili ma servono a cose diverse. Capirle evita duplicazioni, documenti persi e budget falsati.

Fornitori

Spese verso ditte, negozi, laboratori o professionisti. Costi diretti con documentazione fornitore.

Spese carta

Acquisti pagati con carta di reparto o prepagata. Ogni riga deve corrispondere a una spesa reale.

Scarichi

Contenitori di spese carta già registrate, da consegnare alla produzione o all'amministrazione.

Attenzione: uno scarico non è una nuova spesa. È un archivio di spese carta già inserite.

5. Stati delle spese

Gli stati non sono etichette decorative: distinguono costi certi, provvisori o non più validi.

Stato	Quando usarlo	Esempi	Effetto
Approvato	Spesa reale, confermata e corretta.	Fattura ricevuta, acquisto fatto, lavorazione chiusa.	Conta come costo effettivo. Scala il budget residuo.
In corso	Spesa non ancora definitiva.	Preventivo, importo da verificare, ordine non confermato.	Scala il budget residuo come importo impegnato. Tiene memoria del costo prima di approvarlo.
Annullato	Spesa non più valida.	Ordine cancellato, doppione, preventivo non accettato.	Resta nello storico ma non incide sul budget residuo.

Buona pratica: se una spesa è confermata, portarla subito ad Approvato. Lasciare tutto In corso non è neutro: le spese In corso scalano il budget residuo come importo impegnato, quindi un elenco pieno di "In corso" rende il budget difficile da leggere.

6. Categorie economiche

La categoria serve a capire dove sta andando il budget. Se viene scelta male, la dashboard racconta una storia sbagliata.

Categoria	Uso corretto	Esempi
Scenografia	Costruzione, modifica, trattamento o gestione scenografica.	Falegnameria, pittura, materiali, fondali, strutture, ferramenta set.
Arredamento	Set dressing, mobili, oggetti e vestizione degli ambienti.	Mobili, tende, lampade, biancheria, piccoli arredi, quadri.
Extra	Costo fuori dal normale budget, da tracciare separatamente.	Richiesta straordinaria, lavorazione fuori piano, costo autorizzato extra.
Altro costo	Voce accessoria non classificabile nei reparti principali.	Costi tecnici particolari, servizi, spese da tenere separate.

Da evitare: usare Extra o Altro costo come cestino generico. Dopo pochi giorni il budget diventa illeggibile.

7. Come inserire una spesa fornitore

Usa Fornitori per ditte, negozi, laboratori, professionisti, noleggi, lavorazioni esterne o acquisti con documentazione fornitore.

Spese fornitori: usa questa sezione per fatture, lavorazioni, noleggi e acquisti diretti.

Entra nel progetto e apri la sezione Fornitori.
Compila data, nome fornitore e descrizione.
Inserisci imponibile, IVA o totale secondo il documento.
Scegli reparto/categoria e stato.
Collega il set/location se utile.
Salva e carica gli allegati: fattura, ricevuta, preventivo o conferma.

Come scrivere una buona descrizione

Meglio	Da evitare
Materiale per parete corridoio casa protagonista	Varie
Noleggio tavolo e sedie cucina set appartamento	Arredi
Falegnameria porta d'ingresso studio notaio	Lavori

8. Come inserire una spesa carta

Usa Spese carta per registrare acquisti pagati con una carta di reparto o prepagata. Ogni riga deve corrispondere a un acquisto reale.

Spese carta con form e lista — Spese carta: ogni acquisto con carta va registrato singolarmente con fornitore, importo e ricevuta.

Entra nel progetto e apri Spese carte.
Indica chi ha fatto la spesa e scegli la carta usata.
Inserisci data, fornitore, tipo documento e importo.
Scegli reparto/categoria e set.
Carica la ricevuta o lo scontrino e salva.

Nota sulle ricariche: la ricarica di una carta non è una spesa. La spesa nasce quando registri un acquisto pagato con quella carta.

9. Allegati

Gli allegati collegano documenti reali alle spese: ricevute, fatture, scontrini, preventivi, ordini o conferme. Rendono ogni spesa controllabile anche a distanza di tempo.

Quando caricarli

Subito dopo aver inserito la spesa, prima che il documento sparisca tra foto, chat e download.

Dove caricarli

Nella spesa fornitore o carta corrispondente. Più documenti possono stare sulla stessa spesa.

Da evitare: creare una spesa senza allegati con l'intenzione di aggiungerli "dopo". Dopo pochi giorni nessuno ricorda più a quale scontrino corrisponde cosa.

10. Scarichi carta

Lo scarico archivia e organizza la documentazione delle spese carta. Serve a distinguere le spese già consegnate da quelle ancora da rendicontare.

Azioni avanzate e archivio scarichi — Scarichi: archiviano un gruppo di spese carta con la relativa documentazione.

Punto chiave: lo scarico non è una nuova spesa. È un archivio che raccoglie spese carta già inserite.

Elemento	Significato	Errore da evitare
Ricarica carta	Soldi caricati sulla carta.	Non considerarla una spesa del progetto.
Spesa carta	Acquisto reale fatto con una carta.	Non inserirla anche nei fornitori, salvo motivo preciso.
Scarico	Archivio/rendiconto di più spese carta.	Non trattarlo come una nuova uscita economica.

Prima di creare uno scarico: controlla che non ci siano duplicati, spese senza ricevuta o descrizioni incomprensibili. Lo scarico serve a fare ordine, non a congelare il caos.

11. Carte e set

Carte e set sono anagrafiche di supporto: aiutano a tenere ordinate le spese e a capire dove sono stati usati i soldi.

Gestione carte — Carte: anagrafica delle carte di reparto o prepagate associate al progetto.

Gestione set — Set: ambienti o location a cui collegare le spese.

Regola pratica: una carta serve a sapere con quale mezzo è stata pagata una spesa; un set serve a sapere a quale ambiente si riferisce.

12. Report fotografici

Il modulo Report serve per creare report fotografici: sopralluoghi, reference, avanzamenti, note da condividere con produzione, regia o reparto. Ogni report contiene foto annotate esportabili in PDF.

Entra nel progetto e apri il modulo Report.
Crea un nuovo report con titolo, location, ambiente e data.
Carica le foto della location o del set (max 18 MB per foto, ridotte automaticamente a 1920px).
Apri una foto e aggiungi pin e annotazioni con gli strumenti grafici.
Scegli la categoria dell'annotazione: Interventi (lettera), Arredi/Props (numero), Note (testo libero).
Salva le annotazioni e torna al report.
Usa Stampa / Salva PDF per esportare il report come tavola impaginata in A4 orizzontale.

Titolo utile: "Sopralluogo appartamento protagonista — 12 maggio 2026". Evita titoli come "Foto varie".

Dispositivi: il modulo Report è ottimizzato per desktop, tablet e iPad. Su telefono funziona con layout a colonna singola, strumento predefinito: pin.

PDF: il bottone Stampa / Salva PDF genera un file A4 orizzontale con una o due foto per pagina, annotazioni e note. Il bottone Stampa apre invece le impostazioni di stampa del browser.

13. Aggiunti

Il modulo Aggiunti gestisce le maestranze extra (figuranti, comparse, collaboratori giornalieri) collegate al progetto. È organizzato in tre sezioni: Anagrafica, Convocazioni e Presenze.

Anagrafica

Inserisci nome, telefono, email, ruolo e paga giornaliera. Puoi caricare i documenti (identità, tessera sanitaria) e generare un link di self-upload da inviare via WhatsApp alla persona.

Convocazioni

Crea convocazioni con data, ora e luogo. Aggiungi le persone dalla lista, scegli chi convocare e invia il messaggio WhatsApp direttamente dalla scheda convocazione.

Disattivare invece di cancellare

Se una persona smette di lavorare sul progetto, disattivarla conserva la traccia storica in modo ordinato senza perdere dati.

Esempi di ruoli

Aiuto scenografo, attrezzista, pittore, falegname, set dresser, runner, manovale, elettricista di scena.

Statbar: in cima alla pagina trovi il conteggio di nominativi attivi e la somma delle paghe giornaliere. Se il progetto ha un budget o un numero massimo di maestranze impostato, la statbar segnala in rosso il superamento.

14. Utenti e permessi

Gli utenti hanno ruoli diversi. Non tutti vedono o possono modificare le stesse cose.

Ruolo	Cosa può fare	Quando usarlo
Admin	Gestisce utenti, progetti e funzioni principali.	Chi coordina il progetto o gestisce il reparto.
User	Lavora operativamente, inserisce e aggiorna dati.	Collaboratori che usano il gestionale ogni giorno.
Viewer	Consulta senza modificare.	Chi deve solo leggere, controllare o verificare.

Oltre al ruolo, un utente può essere abilitato ai moduli Gestionale, Report e Aggiunti separatamente. Se un modulo non compare, il permesso probabilmente non è attivo.

15. Profilo e password

Dalla sezione Profilo puoi controllare i dati del tuo account, cambiare la password e aprire questo manuale operativo.

Profilo utente — Profilo: dati account, cambio password e accesso al manuale operativo.

Password: è consigliato cambiare la password iniziale dopo il primo accesso.

16. Errori comuni

Problema	Possibile causa	Cosa controllare
Non vedo il progetto	Utente non assegnato.	Chiedere all'admin di verificare l'assegnazione.
Non vedo un modulo	Permesso modulo non attivo.	Verificare Gestionale, Report, Aggiunti nelle impostazioni utente.
Il budget non torna	Stati, categorie o duplicati errati.	Controllare Approvato/In corso, Extra, Altro costo e doppioni.
Ho inserito una spesa sbagliata	Errore di inserimento.	Correggerla oppure portarla ad Annullato se deve restare nello storico.
Non trovo una spesa scaricata	La vista mostra solo spese non scaricate.	Usare Mostra scaricate nella sezione Spese carte.

17. Schema rapido di scelta

Devo fare…	Dove vado
Inserire una fattura o lavorazione di un fornitore	Fornitori
Inserire uno scontrino pagato con carta	Spese carte
Consegnare un gruppo di spese carta alla produzione	Scarichi
Caricare foto di sopralluogo o avanzamento set	Report
Inserire una persona del reparto	Aggiunti
Cambiare password o accedere a questo manuale	Profilo